Caritasverband München setzt auf webbasierte Softwarelösung Q Pilot
Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V., größter Wohlfahrtsverband in Oberbayern, hat im Rahmen einer technischen Konsolidierung ein komplett neues Druck- und Outputmanagement eingeführt. Aufgabe war es, die Anzahl von ehemals 1200 Druckern um gut 300 Stück zu reduzieren und die heterogene Druckumgebung an den rund 350 Standorten des Caritasverbandes zu vereinheitlichen. Der Rollout wurde in Zusammenarbeit mit BV-comOffice GmbH in drei Monaten fertiggestellt.
Mit Follow-Print personengebundener Ausdruck per Mitarbeiterkarte
Das Druck- und Dokumentenmanagement des gesamten Caritasverbandes München wird über das Outputmanagement Q Pilot von Schomäcker Card Solutions gesteuert.
Es sorgt netzwerkweit für eine sichere End-to-End-Verschlüsselung der Datenkommunikation und ermöglicht eine Benutzerauthentisierung über die LEGIC-Mitarbeiterkarte.
Wird ein Druckauftrag erteilt, so verbleibt dieser so lange im System, bis der Auftraggeber ihn an einem Gerät ausdruckt und abholt. Die Mitarbeiter können so ihre Druckaufträge vom Arbeitsplatz aus senden und an einem anderen Ort ausdrucken. Jeder Druckjob wird nur dann ausgegeben, wenn sich die Person mit der verbandsweit verwendeten LEGIC-Mitarbeiterkarte am Gerät authentisiert. Erst nach erfolgter Authentisierung auf Basis der Karte gibt das Q Pilot-System die Aufträge frei und ermöglicht den Dokumentenausdruck. Werden die Dokumente nach einer festgelegten Zeit nicht von dem Nutzer mit seiner Karte abgeholt, werden die Dokumente sicher und vollständig aus dem System gelöscht.
Sicherheit der Dokumente und Transparenz der Druckkosten im Fokus
Für den Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. stand neben einer detailliert, kostenbezogenen Zuordnung der Druckkosten vor allem das Thema Vertraulichkeit im Fokus. Der gesamte Prozess der Druck- und Scandokumente muss sicher verschlüsselt werden. „Die Mitarbeiter unserer Einrichtungen drucken höchst vertrauliche Dokumente aus und mit der End-to-End-Verschlüsselung von Q Pilot wird die Integrität der Daten zu 100 Prozent gewährleistet“, so das Fazit von Joachim Siegl, Fachgruppenleiter Informations- und Kommunikationstechnologie des Caritasverbandes der Erzdiözese München und Freising e.V.
Das System wird sehr gut von den Mitarbeitern angenommen. Zudem konnten die Druckaufträge um 10 bis 15 Prozent reduziert werden, was nicht nur die Kosten reduziert, sondern zusätzlich einen Beitrag zum Umweltschutz darstellt. Joachim Siegl zieht ein überaus positives Fazit der Zusammenarbeit. „Die Zusammenarbeit mit beiden Partnern lief reibungslos und was mich bei Schomäcker Card Solutions überzeugt hat ist, dass hier nicht nur reine Marketing-Aussagen versprochen werden, sondern, dass diese individuell in die Praxis umgesetzt werden.“
Anforderungen serviceorientiert umgesetzt
In Kooperation mit BV-comOffice GmbH, einem Spezialisten für Office-, Medien-, Info- und Werbetechnologie, gewann Schomäcker Card Solutions die entsprechende Ausschreibung. „Wir haben uns dafür entschieden, das Projekt von Beginn an gemeinsam auf die Beine zu stellen, weil Q Pilot für dieses die umfänglichsten Features bereithält“, berichtet Christoph Jirikovsky, Leiter Großkunden und Service der der BV-comOffice GmbH. „Die Flexibilität und die persönliche Projektnähe von Herrn Schomäcker und seinem Team haben uns voll und ganz überzeugt“, so Christoph Jirikovsky weiter.