Am Klinikum Osnabrück, seit 1971 Lehrkrankenhaus der Westfälischen Wilhelms-Universität, betreuen 2.450 Mitarbeiter jährlich etwa 34.500 stationäre und 75.000 ambulante Patienten. (Foto: Klinikum Osnabrück)
mySafe – einfach sicher
Im Zuge des Umbaus sollte in den Umkleidekabinen für das Personal ein modernes Spindfachmanagement implementiert werden. Dieses sollte sicher, intuitiv und mit geringem Verwaltungsaufwand bedienbar sein. Ein weiteres Ziel war es, die Verwaltung zu entlasten, wodurch mehr Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt. Um dies zu gewährleisten, greift das Klinikum Osnabrück bei der Neukonzeption der Intensivstation auf aktuelle und moderne Schlosshardware zurück. Infolgedessen wird die digitale Schranknutzung mittels unserer Software mySafe gesteuert.
Unser Geschäftsführer Ralf Schomäcker erinnert sich an eine besondere Produktions- und Installationsphase:
“Als wir gebeten wurden, unser Produkt mySafe an die Bedürfnisse des Klinikalltags anzupassen, nahm die Corona-Krise mit der zweiten Welle gerade Fahrt auf. Die Inbetriebnahme eines neuen Klinikums war zu dieser Zeit ein wichtiger Baustein zur Versorgung der Bevölkerung. Das hat uns zusätzlich motiviert, eine komplexe Anforderung des Klinikums Osnabrück schnell umzusetzen. Die Testphase fiel aus terminlichen Gründen sehr kurz aus, die Produktivphase von mySafe wurde von einem auf den anderen Tag realisiert.”
Effiziente Verwaltung mittels mySafe
Die Spinde sind auf zwei Stockwerke verteilt. Es handelt sich dabei um 536 Spinde und 25 Schließfächer, in denen die Arbeitskräfte ihre Kleidung und Wertsachen verstauen können. Die Umkleidespinde werden als Personal Locker betrieben, also Spinde, die den Angestellten für eine bestimmte Stundenzahl fest zugeordnet sind. Die Schließfächer sind als Free Locker frei wählbare Aufbewahrungsorte für persönliche Wertgegenstände.
Die Zuordnung des Spindes an einen Angestellten erfolgt an zwei vernetzten Arbeitsplätzen. Die Verwaltungsmitarbeiterin des Facility-Managements freut sich über die einfache und effiziente Bedienung:
„Die Verwaltung der Spinde lässt sich digital steuern: Ein Mitarbeiter kommt zu mir und reicht mir seine Karte. Ich lege sie auf das Lesegerät. Danach kann ich den Angestellten mittels der Softwareapplikation mySafe einen Spind zuweisen und auch wieder einen Spind herausnehmen, wenn es nötig ist.
Der große Vorteil liegt darin, dass das alles zentral vonstattengeht. Das heißt: Ich spare mir den Weg, selbst zum Spind zu laufen.“
(Foto: Klinikum Osnabrück)
Eine Karte, viele Optionen
Die Zugriffrechte auf die Personal Locker lassen sich täglich an den vier vernetzten Wandterminals erneuern. Dafür hält der Angestellte seinen Ausweis an eines der Terminal. Ab diesem Zeitpunkt kann er seinen Schrank bis zu 24 Stunden nutzen. Dabei dient die Mitarbeiterkarte als Transponder. Eine praktische, multifunktionale Lösung – schließlich kann die Karte nicht nur für den Spind, sondern auch für die Anmeldung oder die Bezahlung in der Kantine verwendet werden:
„Als Transponder werden unsere mit einem Foto versehenen Mitarbeiterkarten verwendet. Diese werden auch für die Zeiterfassung und zur bargeldlosen Zahlung in der Kantine eingesetzt. Jetzt ist auch die Nutzung der Spinde und Schließfächer mit der Karte möglich.”, so die Angestellte aus dem Facility-Management.
Wandterminals ermöglichen gleichmäßige Verteilung
Sollte eine Arbeitskraft vergessen haben, welcher Spind ihr zugeordnet wurde, hält sie ihre Karte an das Terminal, die Spindnummer wird angezeigt und das Problem ist gelöst. Zudem schafft das Terminal eine Möglichkeit, die aktive Nutzung der Spinde zu kontrollieren:
„Mittels der Wandterminals können wir erkennen, welche Arbeitskraft zuletzt ihren Spind benutzt hat. Dafür muss sich jeder Arbeitnehmer am Morgen, bevor er seinen Spind nutzen kann, an diesem Wandterminal anmelden. Darüber hinaus filtern wir einmal im Monat, welcher Spind nicht benutzt wird. Dadurch erkennen wir, welcher Mitarbeiter ausgeschieden ist. Dementsprechend können wir reagieren und die Zuordnung manuell entfernen“, berichtet die Verwaltungsmitarbeiterin.
Die batteriebetriebenen Schlösser der Spinde sind ohne Vernetzung installiert und operieren dementsprechend offline. Jedoch wird mittels der mySafe-Software die Schlossnutzung über einen Server generiert, um eine gleichmäßige Verteilung zu garantieren. Somit wird die Abnutzung der batteriebetriebenen Schlösser minimiert. Es entsteht eine Verbindung von der Online- zur Offline-Welt.
Positives Resümee
„Die Arbeit mit mySafe lief sofort problemlos ab. Seit der Anlaufphase kommen die Kollegen damit alle sehr gut zurecht. Es gibt keinerlei Kritikpunkte.“, hebt die Mitarbeiterin des Klinikums Osnabrück abschließend hervor.