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mySafe light ermöglicht die flexible Büronutzung

Durch die Zunahme der Arbeitsplätze im Homeoffice wird in vielen Unternehmen die klassische Büronutzung aufgelöst. Gleichzeitig gewinnen dynamische Arbeitsplätze an Bedeutung. Mitarbeiter, die zeitweise in unterschiedlichen Niederlassungen zum Einsatz kommen, profitieren von dieser Entwicklung. Zudem können Arbeitnehmer Meetings planen und in einer Umgebung durchführen, welche explizit dafür konzipiert wurde. Aber wohin mit persönlichen Gegenständen und Unterlagen?

Anforderungen an eine dynamische Büroumgebung
Seit mehr als 20 Jahren ist Herr Stubbe als IT- und Sicherheitsspezialist für eine große Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig. Als Mitarbeiter im Bereich Sicherheitstechnik ist er zudem für die Zutrittskontrolle der Deutschen Niederlassungen zuständig. Darüber hinaus wird Herr Stubbe in die Konzeption von Neubauprojekten mit einbezogen. Aktuell löst in seinem Unternehmen ein neues Möblierungskonzept das klassische Büro ab. Dementsprechend ersetzen z.B. Themenräume und Thinktanks den starren, persönlichen Arbeitsplatz. Damit die Mitarbeiter ihre Arbeitsutensilien vor Ort sicher verschließen können, greift sein Unternehmen auf elektronische Schließfächer zurück. Diese werden mit Transpondern geöffnet. Laut Herrn Stubbe führt der digitale Fortschritt zu einer Erleichterung in der Koordination der Schlösser:

„In der Vergangenheit wurden in meinem Unternehmen normale Schließfächer mit Schlüsselsystem verwendet. Dies führte zu einem verhältnismäßig großen Aufwand, was das Management der Schlüssel sowie die Nachbeschaffung und Nachverfolgung von Schlüsseln anging. Aus diesem Grund haben wir uns für das elektronische Spindfachmanagement der Schomäcker GmbH entschieden.“


mySafe light – die Lösung
Die Spinde sind mit den elektronischen Schrankschlössern der Firma GANTNER ausgestattet. Um die gewünschte Funktion der Schließfächer zu erhalten, sind die Schlösser und die Mitarbeitertransponder entsprechend des Kundenwunsches programmiert worden. Zu den Einsatzbereichen der elektronischen Schließfächer gehören Spinde in den Fitness- und Umkleideräumen sowie Locker, die sich auf mehrere Stockwerke verteilen. Dabei wird die Schranknutzung mittels mySafe light gesteuert.
Verfügbare Schränke sind durch einen herausstehenden Stift und einen zweifarbigen LED-Ring erkennbar. Einfach die Taste des Schrankschlosses mit einer berechtigten RFID-Karte drücken und der Spind öffnet oder verschließt sich. Sollte ein Mitarbeiter seine zugewiesene Schranknummer vergessen haben, lässt sie sich mittels eines Wandterminals anzeigen. Dafür muss der Transponder lediglich an das Terminal gehalten werden. Darüber hinaus ermöglicht die Programmierung der Schlösser eine Begrenzung der Nutzungsdauer. Das ist sehr hilfreich, um Dauerbelegungen durch Mitarbeiter zu vermeiden. Somit kann die Verfügbarkeit der elektronischen Spindfächer gewährleistet werden:

„Es soll verhindert werden, dass Mitarbeiter einen Spind dauerhaft belegen. Hier greifen wir auf Programmierlösungen zurück, durch die ein Spind im Fitnessraum beispielsweise vier Stunden benutzt werden kann. Parallel dazu darf ein elektronisches Schließfach für die Fahrradfahrer nicht länger als zwölf Stunden benutzt werden. Wird die Nutzungsdauer des Spindes doch einmal überzogen, kann dem betroffenen Mitarbeiter schnell geholfen werden. Diese Aufgabe übernimmt mySafe light mit wenigen Mausklicks.“, erklärt Herr Stubbe.
Technische Ansprechpartner führen durch den Installationsprozess

Vor der Nutzung führte ein technischer Ansprechpartner Herrn Stubbe telefonisch durch den Installationsprozess der mySafe light Software. Sowohl die verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten, als auch Lösungen für den Problemfall wurden erläutert. Auf die Einweisung folgte die Anlaufphase für das neue Spindfachmanagement. Besonders erfreut zeigte sich Herr Stubbe über den Bedienkomfort der Software:

„Das mySafe light-Interface ist so gut gestaltet, dass sogar ich als Neuling diese Oberfläche direkt verstanden habe. Da war noch nicht mal eine Anleitung oder Ähnliches notwendig, das war selbsterklärend.“

Fazit für die Zukunft
„Ich bin über die Zusammenarbeit mit der Firma Schomäcker aktuell sehr glücklich. Ich bin optimistisch, dass wir weitere größere Projekte bearbeiten werden, und freue mich auf eine gute, intensive Zusammenarbeit in der Zukunft“, so Herr Stubbe zum Abschluss des Projekts.